Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Executive Assistent / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit, mindestens 20 Stunden verteilt auf 5 Tage die Woche, für den Standort Frankfurt am Main/Offenbach.
Als Assistentin/Assistent unterstützt du unser Team und die Geschäftsführung bei allen anfallenden administrativen und organisatorischen Tätigkeiten im Bereich Finanzen & Controlling, HR und Büroorganisation.
In unserem jungen und talentierten Team bieten wir Dir viel Raum für Entfaltung und Eigenverantwortung in einem internationalen Umfeld. Wir sind vielfältig, aufgeschlossen, neugierig und kompetent.

Du musst nicht schon alles können aber du solltest den Ehrgeiz haben, alles zu lernen.

Deine Aufgaben

Aktive Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Ablauf.

Allgemeine Tätigkeiten

  • Terminkoordination, telefonische und schriftliche Korrespondenz
  • Reisemanagement inkl. Visa-Beantragung und Abrechnungen
  • Koordination von Teams und Planung von Kapazitäten
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen, Präsentationen für Vorträge, Bewerbungen u. ä.
  • Vorbereitung von Teambesprechungen
  • Teilnahme und Protokollierung von Meetings und Verhandlungen
  • Kommunikation mit internationalen Kunden, Partnern und Mitarbeitern
  • Onboarding neuer Mitarbeiter inkl. Vorbereitung von Verträgen und Bescheinigungen
  • Organisation von Team-Events und Exkursionen

Finanzen & Controlling:

  • Ansprechpartner für Finanzen und Controlling in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und unseren Steuerberatern
  • Mitwirkung an der Buchhaltung, Jahresabschluss und Lohnabrechnung in Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro
  • Mitwirkung bei der Vorbereitung von Verträgen und Vertragsverhandlungen
  • Mitwirkung bei Honorarkalkulationen, Überwachen von Budgets und Timings
  • Liquiditätsplanung und Währungsmanagement in Zusammenarbeit mit der Projektleitung und Geschäftsführung
  • Mitwirkung bei der Projektabrechnungen, Rechnungsstellung 
  • Materialeinkauf, Abrechnung und Banking
  • Dokumentenmanagement inkl. Posteingang- / Ausgang

Dein Profil

  • Mindestens 3 Jahre Assistenzerfahrung im Agentur- oder Unternehmensbereich
  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung / BWL Studium / der vergleichbare Ausbildung
  • Talent für organisiertes Arbeiten
    Spaß dabei Arbeitsabläufe / Dinge für andere zu organisieren
  • Dienstleistungs- Service Kompetenz
  • Willen und Ehrgeiz Themen aktiv voran zu treiben
  • Improvisationstalent und Spontanität
  • Hohes Maß an Engagement, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit sowie Belastbarkeit
  • Schnelle Auffassungsgabe für (über-)betriebliche Zusammenhänge
  • Sicheres Auftreten
  • Sehr gute sprachliche Fähigkeiten und Textsicherheit in Deutsch und Englisch
  • Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Aufgeschlossenheit, Neugierde
  • Routinierte Erfahrung im Umgang mit MS Office und Keynote

Deine Zukunft

  • Freue Dich auf ein großartiges, professionelles und internationales Team
  • Fühle Dich Willkommen in einem großzügigen Büro-Loft direkt am Main mit lockerer Arbeitsatmosphäre
  • Arbeite grenzübergreifend mit unserem Team in Shanghai
  • Lerne neue Kulturen kennen: Im Kontakt mit Kunden und Partnern bei unseren internationalen Projekten in Europa, im mittleren Osten und Asien (z. B. Thailand, China, Süd-Korea)
  • Sei Teil der VAVE Academy und entwickle Dich beruflich und persönlich weiter
  • Nutze externe Weiterbildungsangebote und entfalte deine Talente mit möglichen Erweiterung der Aufgaben.
  • Lass Deiner Kreativität und Leidenschaft freien Lauf und profitiere von Deinen großen Gestaltungsfreiheiten bei VAVE
  • Nutze flexible Arbeitszeitmodelle und vereinbare somit Beruf und Familie
  • Freue dich auf eine intensive Einarbeitung in deine neue Aufgaben

 

Wenn du auf der Suche nach einer verantwortungsvollen Aufgabe bist und an einer langfristigen Tätigkeit in einem stetig wachsenden Unternehmen interessiert bist, freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung mit Angabe deiner Gehaltsvorstellungen und deines frühstmöglichen Eintrittstermins.

Schick uns Deine aussagekräftige Bewerbung

VAVE GmbH
Christian Rösner

+49 (0)69 2475 789 69
careers@vavestudio.com